مساعد تنفيذي

- مطلوب مساعد تنفيذي للعمل لشركة استشارية بمدينة الرياض تقدم خدماتها بمجال الاستشارات الاقتصادية والتسويقية والماليةالغرض من الوظيفة:- المتابعة وتقديم الدعم الإداري اللازم للمدير التنفيذي من خلال القيام بمجموعة من المهام التنظيمية (السكرتارية وإدارة المكتب) والتنسيق الفعّال بين جميع الأقسام بحيث يمثّل نقطة ارتباط بين الإدارة التنفيذية وبقية الكيانات الوظيفية في الشركة من جهة والجهات الخارجية من جهة أخرى.المهام الوظيفية:1. دراسة الطلبات الواردة إلى مكتب المدير التنفيذي ومعالجتها ضمن حدود الصلاحيات الوظيفية وإعلام المدير التنفيذي بما يلزم2. إعداد وتنظيم جداول الأعمال للمدير التنفيذي ومتابعتها، والتأكد من تحديث المعلومات بناء على المستجدات اليومية في جدول الأعمال، والمساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات باعتماد الوسائل التقنية اللازمة3. عمل الجداول الزمنية للمواعيد الداخلية والخارجية والمؤتمرات واللقاءات، بما في ذلك التحضيرات للضيوف والزائرين4. استقبال المراجعين وزوار المدير التنفيذي وتلبية متطلباتهم وفق التوجيهات5. المشاركة في التخطيط للفعاليات والاجتماعات الرسمية من أجل تقديم الدعم الإداري و(اللوجستي)6. تحضير أجندة اجتماعات المدير التنفيذي وتوفير الوثائق والتقارير ومحاضر الاجتماعات السابقة، وكتابة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الناتجة مع الجهات ذات العلاقة7. إعداد المراسلات الصادرة ومتابعة وصولها إلى الجهات المعنية، وتدقيق المراسلات الواردة وترتيبها حسب الأولوية وأرشفتها ضمن السجلات المعدّة لذلك8. إعداد المذكرات والقرارات الإدارية والتعاميم وضمان تعميمها وتنفيذها من الأقسام المعنية في الشركة9. إعداد البحوث والتقارير والعروض التقديمية وكل ما يلزم عند الطلب10. تنسيق ترتيبات السفر للمدير التنفيذي والمدراء في الشركة، بما في ذلك مكان الإقامة والترتيب للتأشيرات، وكذلك مسارات الرحلات ومواعيدها اللازمة11. القيام بالتنسيق والمتابعة مع كافة الأقسام في الشركة وفق توجيهات المدير التنفيذي، وتقديم الدعم الإداري اللازم لهذه الأقسام لضمان حسن سير العمل12. وضع آلية للأرشفة الورقية والالكترونية لكافة الملفات والمستندات والوثائق الخاصة بمكتب المدير التنفيذي والحرص التام بالمحافظة على سريتها وضمان حفظها أصولاً وبشكل آمن وسهولة الرجوع إليها عند الحاجةطبيعة العمل:1. العمل دائم في مقر الشركة بالرياض، مع ضرورة التفرغ التام للعمل لمدة 8 ساعات يومياً2. العطلة الأسبوعية: يوم الجمعة، مع إمكانية العمل عن بعد ليوم السبت من كل أسبوع3. التوفر عند الضرورة خارج أوقات العمل

أكثر...