سكرتير تنفيذي

- استلام البريد اليومي- عرض البريد على المدير- توجيه البريد وفقاً للإختصاص. تصوير البريد القادم بحسب الأهمية- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ- تسجيل البريد الصادر- حفظ صورة عن البريد الصادر- إرسال البريد الصادر- معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة- إجراء الاتصالات للمدير- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير- إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة- طبع المادة المُحررة- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل- تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع. تجهيز قاعة الاجتماع- استقبال المُشاركين في الاجتماع. تدوين الملاحظات في الاجتماع- توزيع أوراق الاجتماع- تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار- عرض الأجندة على المدير- تجهيز البيانات للمدير- ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها- إعداد ملف السفر- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير- تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات- تصنيف المحفوظات- ترميز المحفوظات- فهرسة المحفوظات- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة- جلب الملفات عند طلبها- متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي

أكثر...